Wir sind eine junge moderne Notariatskanzlei und suchen aus aktuellem Anlass unsere neue Büroleitung im Bereich Office-Management.

Unser Angebot richtet sich explizit an Bewerber:innen mit zumindest 3-jähriger beruflicher Erfahrung im Notariat oder einer Rechtsanwaltskanzlei im Bereich Office-Management und Empfang. Sofern Sie die typischen Office-Management-Tätigkeiten wirklich gerne ausüben, und sich beruflich verändern wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Wie bieten wir Ihnen gerne auch die Möglichkeit, unser Team vorab kennen zu lernen und so maximale Transparenz und Sicherheit für Ihre Entscheidung zu ermöglichen.

Notariatsangestellte/-r im Office-Management und Empfang (m/w/d)

40h/Woche in Laßnitzhöhe für sofortigen Eintritt, ab EUR 3.000,-- (Überzahlung bei entsprechender Berufserfahrung/Qualifikation)

Ihre Aufgaben

• Termin- und Officemanagement / operatives Sekretariat
• Telefonate, Terminkoordination und Kalenderführung (MS-Outlook)
• Abfrage des elektronischer Rechtsverkehrs (ERV), Treuhandkonten, Register
• Posteingang/-ausgang (email, E-Akt, Briefpost), Verteilung und Nachverfolgung
• Schnittstelle zu IT-Dienstleister und NTBS (Hosting)
• On-/Offboarding organisatorisch (Zugänge, Geräte, Berechtigungen)
• Notariatsspezifische Office-Aufgaben
• Vorbereitung und Durchführung von Beglaubigungen mit den Juristen (analog und digital)
• Einholung/Prüfung von Auszügen, Registerdokumenten, Zustimmungen
• Klient:innenbetreuung
• Erstkontakt, Auskunftserteilung im Rahmen der Zuständigkeit, Weiterleitung an die Sachbearbeiter und Juristen
• Empfang, Besuchermanagement, Ablauf vor Ort
• Koordination von Unterlagenanforderungen und Rückläufen
• Abrechnung, Honorarnoten & kaufmännische Aufgaben
• Erstellung/Versand von Honorarnoten nach Vorgaben, Mahnwesen, Zahlungseingänge prüfen
• Kassa/Bank, Auslagenverwaltung, Spesen, Reisekosten
• Zusammenarbeit mit Steuerberatung/Buchhaltung (Belegaufbereitung, Monatsabschluss)
• Einkauf, Dienstleister und Infrastruktur
• Bürobedarf/Bestellungen, Lager, Drucker/Scanner/Materialien
• Koordination von Handwerk/Facility (Reinigung, Wartung, Schlüsselverwaltung)
• Vertragsmanagement für Dienstleister (Telefon/Internet, IT, Kopierer, Archiv, Boten)

Ihr Qualifikationsprofil

• zumindest 3-jährige Berufserfahrung im Notariat oder einer Rechtsanwaltskanzlei im Bereich Office-Management / Empfang
• sehr gute Deutsch- und MS-Word-Kenntnisse, sehr gute MS-Outlook-Kenntnisse
• gutes Zeitmanagement und Eigeninitiative,
• geübtes Priorisieren von Aufgaben
• freundliches Auftreten, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an der Kommunikation mit Klienten, Behörden und Kooperationspartnern
• Freude am Office-Management und Kanzleiempfang

Unser Angebot

• Sinnerfüllte und krisensichere Arbeit mit und für Menschen
• kollegialer Teamspirit mit fachlichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
• Top Arbeitsumgebung und Arbeitsmittel
• Unternehmenskultur auf Augenhöhe und ein sehr gutes Betriebsklima

Gehalt

Das tatsächliche Gehalt liegt bei 3.000 EUR brutto pro Monat für 40h/5T/w. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag Notariats-Angestellte.

Überstunden

Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.

Grazer Bewerber*innen sind herzlich willkommen!

In 20 Minuten sind Sie aus Graz bei uns in der Kanzlei. Ein kostenloser Parkplatz steht Ihnen zur Verfügung. Direkt vor der Kanzlei gibt es auch eine öffentliche Bushaltestelle.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und stehen Ihnen für weiter Fragen gerne zur Verfügung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per smart bewerben.

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 3.000 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Laßnitzhöhe

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Rechtswesen

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: NOTARIAT LOHBERGER

Mitarbeiter*innenanzahl: 11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte: Laßnitzhöhe

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Dienstort

• Laßnitzhöhe

Erforderliche Kenntnisse

• Office-Management
• MS-Word
• MS-Outlook

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Christoph Lohberger
Öffentlicher Notar
+43(0)313333200